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学院介绍

无锡太湖学院外事工作管理办法

无锡太湖学院外事工作管理办法

●关于外事接待工作规定及流程

1.我校外事接待工作实行主管校长领导下的外事主管部门负责制。国际交流与合作处负责全校外事接待工作的归口管理。

2.校际间外事接待与交流由国际交流与合作处负责。

3.学校鼓励各学院(系、部)开展外事接待及交流活动,实行主请单位全程接待负责制。主请单位应事先到国际交流与合作处备案,活动结束后一周内,应将一切相关材料送交国际交流与合作处。

4.院系接待须知

(1)了解来访人员的基本情况。基本情况包括:来访人数、简历、随行家属、访问目的、路线及交通工具、抵达和离开的具体时间、机票预定等情况。

(2)迎送与陪同。院系要了解客人来访期间的活动安排。

(3)会见。会见活动需校级领导参加的,应明确会见的时间、地点、目的及内容,由国际交流与合作处负责安排。如不需会见校级领导,可由主请单位自行安排。凡会谈涉及合作办学、交换项目等意向,则需国际交流与合作处参加。

(4)宴请及食宿安排。宴请时应事先了解外宾的饮食习惯、宗教禁忌等,通过宴请增进友谊,加深了解。根据实际情况和外宾身份,安排好食宿及乘坐车辆,并提前做好房间预订和车辆安排等工作。

5.国际交流与合作处负责的接待流程图


 

 


●关于外事档案管理规定

第一条  为了加强学校外事档案工作,充分发挥外事档案在学校各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令),结合我校实际情况,制定本规定。

第二条  外事档案必须由学校实行集中统一管理,以确保其完整、系统、准确和安全。学校外事管理部门以及其他涉及外事工作的职能部门均为外事档案形成单位,负责将本单位形成的外事类文件材料及时整理并定期向国际交流与合作处移交。

第四条  外事档案形成单位应指派具体人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。国际交流与合作处应对外事档案形成单位的档案工作及时进行指导和监督。

第五条  外事工作的管理文件包括:

(一)上级关于外事工作的规定、指示、意见等;

(二)学校外事工作的会议记录及大事记录;

(三)学校外事工作的计划、请示、报告、总结及上级批复等;

(四)外事工作的统计报表等。

第六条  来校讲学、授予名誉学位及头衔的文件材料:

(一)外籍学者或团体来校参观访问活动中形成的有关文件材料;

(二)聘请来校任教的外籍、港澳台专家的报告、批复以及有关问题的信件等;

(三)举办国际讲学班、培训班的请示、报告、批复和计划、名单、总结等;

(四)本校授予境外人员名誉学位及头衔、本校人员接受境外高校授予名誉学位及头衔的材料。

第七条  出国访问及深造、国际学生、港澳台学生等文件材料:

(一)出国研究生、进修生、访问学者的计划、报告和批复文件,在国外期间研究课题、学位课程成绩、学术论文及其评价、学位证书(复印件)、学术成果等材料;

(二)出国考察、访问、讲学人员的报告及批复文件,讲学、考察、总结等材料;

(三)国际学生、港澳台学生的学籍、进出境审签、成绩单、入学及毕业生名单等材料。

第八条  外事类声像资料:

(一)外事工作中形成的会议、重大活动的声像资料;

(二)出国考察、访问、讲学、进修等声像资料;

(三)国际学生、港澳台学生在校期间形成的声像资料。

第九条  国际合作方面的文件材料:

学校与国外、港澳台地区的高校及其他组织机构所签署的合作协议、合同、备忘录等文件材料。

第十条  外事档案形成单位的档案负责人员,应根据外事类文件材料的形成规律,以及内容、价值、数量和载体等实际情况将外事文件材料进行整理。

第十一条  外事档案形成单位整理好文件材料后,可每两个月向国际交流与合作处移交文件材料并办理移交手续,移交清单应一式两份。国际交流与合作处对归档文件材料进行审核,对不符合规定的材料,归档人员应及时整改或者重新整理。国际交流与合作处确认移交材料符合归档要求后,交接双方要在移交清单上签字并各留一份备考。

第十二条  借阅、摘抄、复制外事档案必须办理登记手续,档案原件原则上不得外借,确因工作需要借出时需办理申请并经档案馆批准。涉密外事档案的利用,按照学校保密规章制度办理审批手续。

第十三条  外事档案利用者严禁在档案文件上填注、涂抹、改字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散、转借或擅自将档案带出档案保管场所。档案归还时,档案管理员要逐张检查清点,确保档案的完整性。

第十四条  本规定由国际交流与合作处负责解释。


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