各相关学院、处室：

随着我校国际化教育的不断发展，校内外事档案的统一管理就显得尤为重要。为加强和规范学校的外事材料管理，加快推进教育部本科教学合格评估整改工作，依据《无锡太湖学院外事工作管理办法》和《无锡太湖学院档案管理办法》，国际交流与合作处联合档案室就进一步做好我校外事工作材料的归档工作，特作如下通知：

一、归档范围

1.综合性材料：有关国际合作与交流（包括港澳台）工作的文件，学校外事工作规章制度、计划、总结、规划等，外事工作统计表，外事工作会议材料，外事工作大事记，接待外宾计划、登记表等，承办的重要会议、重大时间、重要活动等形成的成套材料；

2.出国（境）：校内出国（境）人员的批复、审批（备案）表等文件，出国考察、访问及参加国际会议材料，出国留学、科研有关材料，出国进修、留学取得学位及研究成果论文各类证书（影印件），出国人员回国小结和工作汇报，投递国外的学术论文，国际学术会议论文；

3.聘请外籍专家、教师：聘请外籍人士的计划、批复等管理性工作材料，外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的稿件、教材等，外国党政官员、各界人士来校参观访问的材料；

4.国际合作与会议：中外合作办学、合作科研、校际交流的协议、备忘录等，学院完成的国际合作项目、成果材料，外宾赠送的礼品及赠予外宾的礼品清单，国际及双边会议的有关材料（含论文），与国（境）外单位开展合作的文件材料，师生员工参加国际会议的报告及上级批复，交流活动（讲学、科研学术研讨会、课题研究、访问交流等）中形成的文件材料。

二、归档要求

1.2019年4月30日前，学校各二级学院、处室需移交2018年度归档范围所涉及的外事材料，之前年度应归档材料尚未移交的也应及时补交归档。除图片、实物、宣传材料外，归档材料一般为A4纸质文件（有电子版的同时提交电子文件），所有材料应完整、准确、清晰。

2.外事档案形成部门整理好材料后，可每半年向档案室移交外事材料并办理移交手续。提交材料的同时，必须提交《无锡太湖学院外事材料归档表》（见附件），且需各学院、处室外事秘书及院长（处室负责人）签字确认；

3.国际交流与合作处和档案室共同对归档文件材料进行审核，对不符合规定的材料，归档人员应及时整改或者重新整理。符合归档要求后，外事档案形成部门、档案室、国际交流与合作处均要在移交清单上签字并各留一份备考，移交清单应一式三份。

三、联系方式

许老师（档         案         室）：13506190200

周老师（国际交流与合作处）：18912389390

特此通知

档案室、国际交流与合作处

2019年3月12日

无锡太湖学院外事材料归档表.pdf